Informace o zpracování osobních údajů na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů

Správcem osobních údajů, kterému dávám souhlas se zpracováním mých osobních údajů, je:

Společnost PPF Group a.s., IČO: 24908487, se sídlem: Evropská 2690/17, 160 00 Praha 6 – Dejvice, Česká republika, zapsaná pod spisovou značkou B 30605 v Obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, Česká republika (dále jen jako „Správce“)

Dalšími správci osobních údajů jsou: (i) společnosti skupiny PPF, kterými se rozumí: Air Bank a.s. (vč. Zonky), Bammer trade a.s., CETIN a.s., CME Services s.r.o. (CME Group), CzechToll s.r.o., EmbedIT s.r.o., Heureka Group a.s., Home Credit a.s., Home Credit Slovakia, a.s., ITIS Holding a.s., O2 Czech Republic a.s., POLL, s.r.o., PPF a.s., PPF banka a.s., PPF Real Estate s.r.o., SCT Cell Manufacturing s.r.o., SOTIO Biotech a.s., SOTIO Biotech AG, Škoda a.s., ŠKODA CITY SERVICE s.r.o., ŠKODA DIGITAL s.r.o., ŠKODA EKOVA a.s., ŠKODA ELECTRIC a.s., ŠKODA ICT s.r.o., ŠKODA PARS a.s., ŠKODA TRANSPORTATION a.s., ŠKODA TRANSTECH Oy, ŠKODA TVC s.r.o., ŠKODA VAGONKA a.s., Skytoll, a.s., TollNet a.s., TV Nova s.r.o., Vitronic Machine Vision GmbH (Vitronic Group) a (ii) společnosti, které mají s PPF a.s. uzavřenou smlouvu o poskytování služeb a nejsou součástí skupiny PPF, kterými se rozumí: OPEN GATE gymnázium a základní škola, s.r.o., Nadace The Kellner Family Foundation, Pomáháme školám k úspěchu, o.p.s. (dále jen jako „Další správci“).

(a společně dále jen ,,Společní správci“)

Kontaktní údaje Správce: PPF – oddělení lidských zdrojů, adresa: Evropská 2690/17, 160 00 Praha 6, Česká republika, email: recruitment@ppf.cz, www.ppf.eu.

Povinnosti Správce v oblasti ochrany osobních údajů vyplývají:

1. z Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – toto nařízení č. 2016/679 (dále jako „General Data Protection Regulation“ nebo jako „GDPR“), a
2. ze zákona č. 110/2019 Sbírky zákonů České republiky, o zpracování osobních, ve znění pozdějších změn a doplnění (dále jen jako „ZZOÚ“).

Specifikace osobních údajů, k jejichž zpracování uděluji svůj souhlas:

(dále společně jen jako „osobní údaje“).

1. Veškeré osobní údaje, které jsem uvedl/a ve svém životopise a v jiných podkladech, které jsem zpřístupnil/a Správci anebo Dalším správcům pro výběrové řízení nebo pro potřeby vedení mé osoby v databázi systému PPF Group eRecruitment;
2. Další osobní údaje, které jsem jiným způsobem zpřístupnil/a či zpřístupním Správci anebo Dalším Správcům, zejména, nikoli však výlučně: jméno a příjmení, užívané tituly, adresa bydliště, rok (či datum) narození, popř. informace o aktuálním věku, informace o předchozích zaměstnáních, dosaženém vzdělání, kvalifikaci a dovednostech, získaných certifikátech a osvědčeních, motivační dopis, doporučení od třetích osob, kontaktní údaje;
3. Údaje o tom, kdy jsem zpřístupnil/a osobní údaje vložením do systému Správce,
4. Údaje vyplynuvší z mé účasti ve výběrových řízeních u Správce/Dalších správců, a to kromě údajů pod body 1 až 3 výše – též (i) zda a kdy jsem se zúčastnil/a pohovoru a u jakého subjektu, (ii) mnou uvedené údaje jako informace o předchozích zaměstnáních, dosaženém vzdělání, praxi, kvalifikaci a dovednostech, (iii) mé požadavky/očekávání ohledně pracovních podmínek, včetně výše mzdy/odměny, (iv) zda jsem byl/a posouzena jako vhodný kandidát na danou pozici či nikoli, (v) zda a kdy se mnou byl uzavřen pracovněprávní či jiný vztah se Správcem nebo Dalším správcem či nikoli, (vi) kdy byl se mnou ukončen pracovní poměr (pokud se tak stalo v průběhu zkušební doby);
5. Pokud mé zprostředkování ve vztahu ke Správci/Dalšímu správci provedla personální agentura, se kterou jsem byl/a v kontaktu, tak kromě údajů pod body 1 až 4 výše, též: (i) údaje, které o mně zpřístupnila agentura, např. tzv. „zpráva o kandidátovi“, a (ii) doplňující údaje zpřístupněné agenturou v průběhu výběrového řízení, (iii) identifikace této agentury;
6. Pokud jsem nastoupil/a na pozici obsazovanou Správcem/Dalším správcem po doporučení personální agentury, se kterou jsem byl/a v kontaktu, tak též: (i) kdy jsem nastoupil/a k výkonu práce a k jaké společnosti, (ii) jaká byla se mnou sjednána základní hrubá měsíční mzda, (iii) kdy byl se mnou ukončen pracovní poměr, pokud se tak stalo do uplynutí zkušební doby dojednané mezi mnou a zaměstnavatelem;
7. Dle zákona o zaměstnanosti platícího na území České republiky zaměstnavatel nesmí při výběru zaměstnanců vyžadovat informace týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení, sexuální orientace, není-li jejich vyžadování v souladu se zvláštním právním předpisem, dále informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním právním předpisem;

3. Doba, na kterou uděluji souhlas se zpracováním osobních údajů:

4 roky ode dne udělení tohoto souhlasu – dále jen jako „Odsouhlasená doba“.

4. Účely zpracování osobních údajů, ke kterým uděluji svůj souhlas:

Vedení databáze kandidátu pro nábor pracovníků pro Společné správce,

konkrétně pak:

1. pro uchování osobních údajůSprávcem po celou Odsouhlasenou dobu,
2. pro přijetí rozhodnutí Správce/Dalšího správce, zda budu kdykoli v průběhu Odsouhlasené doby zařazen do budoucího(cích) výběrového(vých) řízenína obsazení určité pracovní pozice u Správce anebo u Dalšího správce, a pro následné rozhodnutí, zda se mnou bude Správcem anebo Dalším správcem uzavřen pracovněprávní či jiný vztah či nikoli,
3. za účelem, aby mi Správce/Další správce mohl kdykoli v průběhu Odsouhlasené doby nabídnout možnost zúčastnit se výběrového řízení na volnou pracovní poziciobsazovanou u Správce/Dalšího správce,
4. za účelem, aby mi Správce/Další správce mohl kdykoli v průběhu Odsouhlasené doby nabídnout možnost zúčastnit se stáže, odborné praxe anebo praktického vyučování při studiu u Správce/Dalšího správce a za účelem rozhodnutí, zda se mnou bude uzavřen smluvní vztah ošetřující podmínky takové stáže, odborné praxe anebo praktického vyučování při studiu atp.
   
   a dále:
5. za účelem zařazení do skupiny uchazečů o zaměstnání ve skupině Společných správců s obdobnou charakteristikou,a to podle (α) zaměstnavatele, do jehož výběrového řízení jsem se hlásil/a, (β) podle profese či oboru, v rámci nějž jsem či chci být činný/á anebo do nějž náležím podle osobních údajů uložených v databázi,
6. za účelem umožnění fulltextového vyhledávání v databázi uživatelům databáze, ve které budou osobní údaje uloženy,
7. za účelem zaslání notifikační SMS o konání výběrového řízení, do kterého je kandidát přihlášen,
8. za účelem stanovení a zaplacení odměny pro personální agenturu,v případech, kdy jsem nastoupil na pozici přes doporučení personální agentury,
9. za účelem efektivnější komunikace ve věci výběrového řízení pomocí chatbota,
10. za účelem zaslání personalizovaného (jméno a příjmení) videa

5. Způsob zpracování osobních údajů, ke kterému uděluji souhlas:

Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické i v písemné podobě, a to dle rozhodnutí Správce. Udělením souhlasu souhlasím se zařazením osobních údajů do databáze Správce obsahující údaje o uchazečích o pracovní uplatnění a uchazečích o absolvování stáže, odborné praxe anebo praktického vyučování při studiu u Správce a u Dalších správců. Jsem si vědom/a skutečnosti, že do této databáze mají a po celou Odsouhlasenou dobu budou mít přístup Společní správci a Zpracovatel osobních údajů (definovaný níže v bodě 6. a dále jen ,,Zpracovatel“). Dále jsem si vědom, že databáze Správce obsahující osobní údaje je umístěna u třetí osoby (Zpracovatele).

6. Osobní údaje budou předány Zpracovatelům, 

kteří budou poskytovat Správci služby správy a údržby technických a softwarových zařízení, na nichž budou osobní údaje uloženy a současně zajišťovat rozesílku newsletteru. Ke dni poskytnutí tohoto souhlasu je tímto Zpracovatelem společnost Just IT Pro, s.r.o., IČO: 037 50 281, se sídlem Šlechtitelů 813/21, Holice, 779 00 Olomouc, Česká republika (dále obecně jen jako „Zpracovatel“). Povinnosti Zpracovatele v oblasti ochrany osobních údajů vyplývají z GDPR.

Pokud mé zprostředkování ve vztahu ke Správci či Dalšímu Správci provedla personální agentura, se kterou jsem byl/a v kontaktu, pak dále mohou být osobní údaje uvedené v bodě 2 odstavci 5 této informace sdíleny též s touto personální agenturou.

Osobní údaje jsou dále předány zpracovateli twilio.com, který zabezpečuje rozesílání informativních SMS kandidátovi o termínu a místě konání výběrového řízení.

Osobní údaje jsou předány i zpracovatelům, kteří zajišťují funkčnost a provoz chatbota a zpracovatelům, kteří zajišťují tvorbu personalizovaného videa.

Některé osobní údaje, které správce zpracovává, může sdílet se státními orgány nebo jinými třetími osobami při plnění povinností dle právních předpisů.

7. Jsem obeznámen/a s tím, že k osobním údajům mohou mít konkrétně přístup:

1. Personalisté, kteří jsou pracovníky Správce či Dalších správců;
2. Nadřízený pracovník Správce či Dalšího správce, do jehož pravomocí spadá pracovní pozice, která má být obsazována, popř. statutární orgán Správce či Dalšího správce (jednatelé, členové představenstva aj.);
3. Zpracovatel, resp. osoby činné pro Zpracovatele, pokud je jejich náplní práce činnost v oblasti správy a údržby technických a softwarových zařízení, na nichž budou osobní údaje uloženy;
4. Příslušná personální agentura – pokud mé zprostředkování ve vztahu ke Správci či Dalšímu správci provedla personální agentura, se kterou jsem byl/a v kontaktu, a to, pokud se jedná o osobní údaje uvedené v bodě 2 odstavci 5 tohoto souhlasu.

8. Jsem obeznámen/a s tím, že právním důvodem pro zpracování osobních údajů Správcem, Zpracovatelem a Dalšími správci je můj souhlas.

9. Jsem obeznámen/a s tím, že poskytnutí osobních údajů Společným správcům a udělení tohoto souhlasu se zpracováním osobních údajů není mou povinností, tj. že je zcela na dobrovolné bázi a záleží jen na mém uvážení.

10. Beru na vědomí informace o zajištění bezpečnosti osobních údajů, že:

1. Společní správci a Zpracovatelé přijali účinná bezpečnostní opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich neoprávněné změně, zničení či ztrátě, jakož i k jinému nedovolenému zpracování osobních údajů;
2. Mezi Správcem a jednotlivými Zpracovateli byla uzavřena „smlouva o zpracování osobních údajů“, která mimo jiné stanoví povinnosti Zpracovatele v oblasti ochrany osobních údajů;
3. Zpracovatelé přijali bezpečnostní směrnici, která stanoví odpovědnost za provádění bezpečnostních opatření;
4. Pracovníci Správce, Zpracovatelů a Dalších správců jsou povinni dodržovat povinnost mlčenlivosti ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům;
5. Správce přijal pravidla ochrany osobních údajů, která jsou závazná též pro Další správce. Správce stanovil svým pracovníkům a též Dalším správcům pravidla přístupu k osobním údajům a pravidla bezpečnosti a mlčenlivosti o osobních údajích, která jsou Další správci povinni dodržovat.

11. Oprávněný zájem správce

Správce Vám bude zasílat na Váš e-mail na základě oprávněného zájmu správce pravidelná písemná sdělení. Jejich cílem bude upozornit Vás na (α) možnost a vhodnost aktualizace Vašich osobních údajů, a (β) aktuální nabídku volných pracovních míst ve skupině PPF. To se týká jen užití Vaší elektronické adresy (e-mail).

Příjem těchto zpráv lze v každém sdělení zrušit.

12. Zásady a postupy zpracování osobních údajů

Rádi bychom Vás také informovali o zásadách a postupech při zpracování Vašich osobních údajů, a to v souladu s ustanovením čl. 5 GDPR a v souladu se ZZOÚ.

 Vaše osobní údaje jsou zpracovávány:

• Zákonně, korektně a transparentně;
• Osobní údaje jsou shromažďovány pouze pro určité a legitimní účely a nejsou zpracovávány neslučitelným způsobem s těmito účely;
• Zpracovávané osobní údaje jsou vždy přiměřené a relevantní ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány;
• Zpracovávané osobní údaje jsou přesné;
• Osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů pouze po nezbytnou dobu pro dané účely, pro které jsou zpracovávány;
• Je vždy zajištěna integrita a důvěrnost dotčených osobních údajů.

13. Zabezpečení dat

Správce má zavedená a udržuje přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí, odpovídající možnému hrozícímu riziku pro Vás jako subjekt ochrany osobních údajů. Zároveň je zohledněn stav technologického vývoje, s cílem chránit Vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření zahrnují mimo jiné přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti příslušných pracovníků, kteří mají přístup k Vašim údajům, školení pracovníků, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů a softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uložena data s osobními údaji.

14. Poučení o právech dle GDPR

Potvrzuji, že jsem byl/a poučen/a o mých právech v souvislosti se zpracováním osobních údajů, a to v intencích ustanovení článku 13-22 a 34 GDPR.

Zejména pak jsem si vědom/a toho, že: 

Podle článku 7 odst. 3 GDPR

Mám právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Podle článku 13-14 GDPR:

• Mám právo požadovat od Správce informace o zpracování osobních údajů, pokud je Správce získal nebo naopak nezískal přímo ode mě.

podle článku 15 GDPR právo na přístup k osobním údajům:

• Mám právo získat od Správce potvrzení, zda osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, mám právo získat přístup k osobním údajům a k následujícím informacím: a) účely zpracování; b) kategorie dotčených osobních údajů; c) příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích; d) plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby; e) existence práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování a nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
• Mám právo podat stížnost u dozorového úřadu,
• Mám právo na veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nebyly získány přímo ode mne; Mám právo na informaci, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro mne,

Informace o způsobu uplatnění práv uchazeče o zaměstnání

Svá práva má možnost uchazeč o zaměstnání uplatnit přímo u Správce na kontaktní adrese uvedené výše, a to:

• Elektronicky prostřednictvím datové schránky;
• Elektronicky prostřednictvím e-mailu.

Jestliže bude žádost podána elektronicky, poskytne správce informace rovněž elektronicky, pokud uchazeč o zaměstnání nepožádá o jiný způsob. U elektronicky podané žádosti je správce povinen ověřit identitu toho, kdo žádost podal, aby se informace nedostaly neoprávněným osobám. Pro ověření identity bude správce uchazeče o zaměstnání kontaktovat. Správce poskytuje kopii zpracovávaných osobních údajů zdarma. Za zjevně nedůvodnou žádost bude požadována žádost, je-li týmž uchazečem o zaměstnání podána opakovaně. V takovém případě uloží za zpracování uchazeče o zaměstnání přiměřený poplatek nebo žádosti odmítne vyhovět.

15. Vaše povinnosti

Berte prosím na vědomí, že odpovídáte za osobní údaje, které správci poskytujete a zpřístupňujete, a musíte zajistit, aby byly relevantní, pravdivé, přesné a aby nebyly zavádějící. Máte povinnost zajistit, aby poskytnuté osobní údaje neobsahovaly materiál, jehož charakter je obscénní, pomlouvačný nebo porušuje práva některé třetí osoby. Poskytnuté osobní údaje nesmí obsahovat škodlivý kód.

Pokud poskytnete osobní údaje týkající se jiné osoby, např. fyzické osoby uvedené jako vaše reference, máte povinnost ji o tom informovat a zajistit si k tomu její souhlas.

16. Aktualizace dokumentu

Průběžně může být tento dokument upravován či aktualizován. Jakékoliv změny se stanou účinnými po zveřejnění aktualizovaného znění na webových stránkách www.ppf.eu. O podstatných změnách budete informováni v dostatečném předstihu před datem účinnosti takových změn.